İş İlanı: Ofis Koordinatörü

Güncelleme tarihi: 3 Ağu

İstanbul Politik Araştırmalar Enstitüsü’nün (IstanPol) İstanbul’daki merkez ofisinde 1 Eylül 2022 itibari ile istihdam edilmek üzere çalışmalarımıza destek olacak bir ofis koordinatörü arıyoruz. Ofis koordinatöründen temel beklentimiz IstanPol’ün günlük çalışmalarında yöneticilere destek sunması ve kurumsal iletişim ve raporlama süreçlerini yürütmesidir.


İlana PDF formatında ulaşmak için tıklayınız. İş Tanımı

1) IstanPol’ün ekipler arasındaki ve paydaşlarıyla gerçekleşen kurumsal iletişim süreçlerini desteklemek. Bu kapsamda,

  • kurumun e-posta adresini takip etmek, telefonlarını yanıtlamak

  • kurumun sosyal medya hesaplarına gelen bildirimleri takip etmek,

  • görüşmeleri ve toplantıları organize etmek, davetleri ve katılım teyitlerini takip etmek,

  • toplantı, seminer ve çalıştayların organizasyonlarını yürütmek, idari raporlamasını yapmak

2) Yöneticilerin ihtiyaç duyduğu rapor ve sunumları ilgili birimler ile koordineli halde hazırlamak,

3) Kurum yönetiminin günlük idari çalışmalarına destek sunmak,

4) Aylık faaliyet raporlarının, proje incelemelerinin, final raporunun ve diğer gerekli proje raporlarının zamanında hazırlanmasını ve yönetime sunulmasını desteklemek,

5) IstanPol’ün yıllık faaliyet raporunu hazırlamak,

6) Fon kuruluşlarına sunulan finansal raporların hazırlanmasında proje yöneticilerine destek vermek,

7) Yıllık tahmini bütçenin ve proje bütçelerinin hazırlanmasında Genel Direktöre ve program yöneticilerine destek sağlamak,

8) Basın açıklamaları, e-bülten gibi metinleri hazırlamak, göndermek ve takibini sağlamak,

9) Ofis ihtiyaçlarının (kırtasiye, temizlik malzemeleri vs.) takibini ve satın alınmasını sağlamak, ofisin işleyişi için gerekli lojistik ve idari ihtiyaçlarla ilgilenmek,

10) Gerekli durumlarda projeler için içerik ve editörlük desteği sağlamak,

11) Ofise yapılan ziyaretleri organize etmek, ilgili yönlendirmeleri yapmak,

12) Verimli iş akışını sağlamak için yöneticiler tarafından atanan faaliyetleri gerçekleştirmek (takvimi yönetmek, önemli olaylar ve faaliyetler hakkında bilgi düzenlemek ve paylaşmak, çeşitli taleplere yanıt vermek, belge ve özetleri hazırlamak ve arşivlemek),

13) Dosyalama, arşivleme dahil olmak üzere ilgili bilgi, belge ve yazışmaları takip ve saklamak için kurum yöneticilerine ve proje ekiplerine destek sağlamak.

14) IstanPol kurumsal websitesinin yönetimine katkı sağlamak.


Adaylarda Aranan Öncelikli Nitelikler

  • Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun (sosyoloji, psikoloji, uluslararası ilişkiler, siyaset bilimi, işletme, iktisat vb.) olmak,

  • Sivil toplum kuruluşlarında/düşünce kuruluşlarında gönüllü veya profesyonel çalışma deneyimine sahip olmak,

  • Çok iyi düzeyde Microsoft Office becerilerine sahip olmak,

  • İyi derecede İngilizce iletişim, yazma ve konuşma becerisine sahip olmak,

  • Kendi işini planlamak ve organize etmek konusunda deneyimli olmak,

  • İletişim ve takım çalışması becerilerine sahip olmak,

  • İstanbul’da ikamet etmek.

Başvuru:


Adayların en az iki referans bilgisi içeren CV’lerini 14 Ağustos 2022 tarihine kadar info@istanpol.org adresine “Ofis Koordinatörü İş Başvurusu” başlığındaki bir e-posta ile göndererek başvuruda bulunmaları gerekmektedir.


*İşe başlangıç tarihi 1 Eylül 2022 olarak öngörülmektedir.